7 Tipps zur Verbesserung von Powerpoint-Folien
Beim Coaching und auch als Zuhörer bei Präsentationen fallen uns immer wieder die gleichen Fehler auf, die gern beim Erstellen einer Präsentation gemacht werden. Wir stellen in diesem Artikel 7 Tipps zur Verbesserung von Powerpoint-Folien vor, die einfach umzusetzen sind und sich auf ganz viele Themen anwenden lassen. Als Vorlage diente uns hierbei eine Folie aus einer Laborsicherheitsunterweisung.
Hier sieht man eine Folie aus dem Vortrag. Es geht darum, zu erklären, wie man Gefahren, die bei der Arbeit mit gefährlichen Chemikalien entstehen, vorbeugen kann. Leider ist dies erst nach längerem Durchlesen der Folie verständlich. Man braucht zum vollständigen Durchlesen ganze 22 Sekunden. Diese Zeit würde sich erhöhen, wenn während des Lesens auch noch jemand (der/die Präsentierende) dazwischenredet – so ist ein Vortrag natürlich nicht gedacht. Es geht eigentlich darum, dem Zuhörer mündlich eine Information zu geben und diese visuell zu unterstützen.
Tipp 1: Text durch Abbildungen ersetzen
Da Bilder vom menschlichen Gehirn viel schneller verarbeitet werden als Text, ist es oft sinnvoll, textlastige Passagen durch Bilder, Abbildungen oder Piktogramme zu ersetzen. Wir haben zum Beispiel auf dieser Folie die komplizierte Bezeichnung der Chemikalie durch ein Foto dieser Chemikalie ersetzt. Auch die Aufzählung der Sicherheitskleidung, die zu tragen ist, haben wir durch entsprechende Piktogramme ausgetauscht. Die Folie wirkt nun schon wesentlich aufgeräumter und zwei wichtige Informationen können innerhalb kürzester Zeit erfasst werden.
Tipp 2: Einheitliche Schrift verwenden
Dem einen oder anderen mag es kleinkariert vorkommen, aber wir achten in unseren Coachings sehr auf ein einheitliches Erscheinungsbild der Folien und das aus gutem Grund. Zu viele unterschiedliche Schriftgrößen, Schriftarten, Farben und Formen der Bulletpoints lassen die Folie insgesamt unruhig wirken. Außerdem liefert die Abweichung von der Form (meist ungewollt) weitere Informationen, die der Zuhörer beim Betrachten der Folie verarbeiten muss. So fragt er sich in unserem Beispiel wahrscheinlich, warum einige Wörter rot eingefärbt sind, warum der letzte Bulletpoint in der Form von den anderen abweicht und warum ein Stichpunkt mittig unter die Überschrift platziert wurde. Zur Beantwortung dieser Fragen benötigen die Zuhörer Denkleistung, die sie eigentlich darauf verwenden sollen, sich zu merken, was sie zu tun haben, wenn sie mit gefährlichen Chemikalien arbeiten. Daher haben wir auf dieser Folie alle Stichpunkte gleichmäßig formatiert und nur die Überschrift weicht in der Schriftgröße davon ab. Das Publikum kann sich nun auf die wesentlichen Informationen konzentrieren.
Tipp 3: Stichpunkte statt ganzer Sätze
Einzelne Worte sind wesentlich schneller zu lesen als ganze Sätze. Für die ganzen Sätze ist der/die Präsentierende zuständig, auf die Folien gehören einzelne Wörter oder sehr kurze Hauptsätze aus wenigen Wörtern. Nebensätze sollten dringend vermieden werden. Wir haben an dieser Stelle alle Textpassagen entsprechend gekürzt und in diesem Zuge auch redundante Stichpunkte entfernt.
Tipp 4: Sinnvolle Anordnung der Elemente auf einer Folie
Wir kommen nun zum zweiten „S“ in der BISS-Struktur: die Story. Auch auf einer einzelnen Folie kann man eine Geschichte erzählen, wenn man die Elemente entsprechend anordnet. In unserem Beispiel sieht das so aus: Links ist die Chemikalie, also die Gefahr, der Bösewicht. Direkt daneben ist erklärt, wie diese Chemikalie gefährlich werden kann. Rechts daneben steht der Ritter im weißen Laborkittel – hier wird die Lösung für das Problem gezeigt. Solange man sich an die Vorgaben auf der rechten Seite der Folie hält, ist die Gefahr zu kontrollieren.
Tipp 5: Folien mit zu viel Inhalt trennen
In unserem Beispiel passen alle Informationen sehr gut auf eine Folie. Bei noch mehr Inhalt wird es schnell eng und unübersichtlich. Eine gute Methode, um dieses Problem zu lösen ist es, den Inhalt auf mehrere Folien aufzuteilen. In unserem Fall haben wir die Gefahr der Chemikalie von den Präventionsmaßnahmen getrennt. Um trotzdem den Zusammenhang zwischen den Folien deutlich zu machen, haben wir das Bild der Chemikalie ohne genaue Beschreibung der Gefahr mit auf die nächsten Folie platziert.
Tipp 6: Wichtigen Inhalt interaktiv präsentieren
Die drei Ausrufezeichen hinter der Aufforderung, die Frontscheibe des Abzugs zu schließen, sollen deutlich machen, dass dies eine sehr wichtige Information ist. Noch eindrücklicher als Ausrufezeichen wirkt die direkte Interaktion mit dem Publikum. Hierfür eignen sich Fragen an die Zuhörer, die zum Mitdenken anregen. Als Beispiel haben wir auf einer zusätzlichen Folie das Bild eines halb geöffneten Abzugs gezeigt und dazu wird die Frage gestellt: „Was ist falsch?“
Ein Fragezeichen ist wertvoller als drei Ausrufezeichen.
Um weiterhin den Bezug zum eigentlichen Thema zu halten, haben wir auf dieser interaktiven Folie ebenfalls die Chemikalienflasche platziert.
Tipp 7: Themenspezifisches Hintergrunddesign
Statt einer Überschrift kann es manchmal sinnvoll sein, durch ein entsprechendes Hintergrunddesign anzuzeigen, in welchem Themenbereich man sich gerade befindet. Dabei sollte man sich unbedingt ausreichend Zeit dafür nehmen, seine Folien zu strukturieren und Themenbereichen zuzuordnen. Auch hierbei gilt: Weniger ist mehr! Wenige aussagekräftige Themenbereiche sind einfacher zu verstehen als viele, mit Unterkategorien gespickte, Abschnitte. Das Hintergrunddesign sollte im besten Fall zu dem jeweiligen Themenbereich passen. In unserem Beispiel haben wir die Gefahr mit Rot als Signalfarbe hinterlegt und die Präventionsmaßnahmen in einem ruhiger wirkenden Blau dargestellt.
Wir hoffen, dass wir mit unseren 7 Tipps zur Verbesserung von Powerpoint-Folien weiterhelfen konnten. Für eine individuelle Beratung geht es hier entlang!